Как да осигурим необходимата информация?
Разбира се, данни за поведението ни могат да бъдат събрани от мобилното устройство в джоба ни и браузъра на компютъра ни, но най-адекватният начин едно приложение да ни върши работа е като ние сами му предоставим нужната информация. Простичко казано, няма как календарът ни да ни изпрати напомняне, ако не сме въвели преди това информация за това къде и кога искаме да сме. Този извод може и да изглежда доста прост и ясен, но се оказва, че въвеждането на такава информация, освен че отнема време, често и крие някои рискове, които касаят ефективното му използване. Често срещаните рискове са:
Да въведем частична информация
Ако не въвеждаме всичко, което касае дейността ни, не можем и да очакваме, че подръчните ни технически средства ще си свършат работата и ще ни върнат съответната обратна връзка (напомняне, маршрут, и т.н.). Още по-лошо, това може да ни въведе в заблуда по отношение на графика ни, да речем, и изведнъж да се окажем с дублиран ангажимент, защото в календара ни единият не е бил въведен и времето е било свободно.Да забравим да въведем изменения
При динамичен начин на живот много от събитията в графика ни търпят сериозни изменения в течение на деня, понякога дори по няколко пъти на ден. Ако не отразяваме настъпилите изменения в съответното приложение, което има за цел да ни помогне, пак се оказваме в горния случай. Имаме информация, която е въведена, и такава, която не е.Да не следим обратната връзка от устройствата и приложенията си
Ако не следим какво се случва, понякога можем и да пропуснем настъпилите промени. Това особено важи при използването на средствата за комуникация.
При всички тези случаи не можем да очакваме средствата, които използваме (телефони, календари и т.н.) да си вършат добре работата и да ни помагат адекватно. Избягването на последното от горното изброяване е по-скоро въпрос на усвояване и използване на наличните средства. Първите два риска съществено могат да бъдат намалени с прилагане на
Принцип на незабавното въвеждане
Простичко казано, независимо каква информация, касаеща дейността ни, имаме или се промени, това незабавно трябва да бъде отразено в съответното приложение, което ни помага по темата. Само така можем да си осигурим адекватна помощ. Ако имаме изменение в графика, то веднага го отразяваме в календара. Ако крайният срок за изпълнение на задача се промени, то веднага го отразяваме в приложението, в което следим задачите си. За момент си представете, че имате секретар/ка лично за вас. Би ли могъл този човек да ви напомни, че закъснявате, ако не сте му казали къде и в колко часа искате да сте? А ако някой ви се обади и поиска да отмени срещата ви или да промени часа, дали вашият асистент ще знае за това, ако не се погрижите да го уведомите?
Средствата, с които разполагаме, все още не са толкова съвършени разбира се и не могат да заместват човек, но принципът си остава. Няма как асистиращият ни да има информация, ако не му я дадем. Затова е важно тя незабавно да се въвежда, за да можем и адекватно да се възползваме от функциите на всичкия този софтуер подръка. По същество, да изпълним този принцип означава три неща:
да въвеждаме всичко ново веднага
да следим обратната връзка от подръчните ни средства
да се съобразяваме и с принципа за последователно подреждане, за да не въвеждаме заблуждаваща информация.
За да можем обаче да изпълняваме горните неща, е необходимо да имаме постоянен достъп до средствата си. С други думи, необходимо е календарът ни да се отваря както на компютъра вкъщи, така и на телефона в джоба ни. Същото важи и за пощата ни, за бележките ни и за всяко друго приложение, което използваме. Още повече, необходимо е промените на едното място незабавно да се отразяват и на всички останали, за да имаме актуална информация подръка. Това, разбира се, не е нищо ново, но тук го подчертавам, защото е от особена важност за изпълнението на този принцип и за цялата ни лична ефективност. Въпросът какво ни е необходимо като техническа част, за да имаме такова изпълнение, ще разгледаме отделно. От тук само следва да запомним, че въвеждането на информацията трябва да става веднага и навсякъде.
