Създаване и използване на събития в календара

След като разбрахме как се извършват Основните операции с календари в Google Календар и вече имаме отделни календари за всяка от дейностите ни, то е време да се занимаем и със събитията в тях. Пак ще се върнем към Откъде да започнем в управление на времето си и ще си послужим със списъка, който направихме там. Ако сте използвали електронна форма, то той представлява нещо подобно на този, който аз съм правил за себе си някога. Дори и списъкът ви да е на хартия, това пак върши работа. С него подръка и запасени с това, което сме научили в Как да разбера какво да създам - Събитие, Напомняне или Цел - прост метод, сме готови да запълним вече създадените календари със събития.

За какво ни служи събитието?

За да знаем какво да въведем в едно събитие, е необходимо първо да знаем за какво ще ни служи тази информация в него. Тук в Лична ефективност смятаме, че по време на реалното случване на събитието, което сме записали в календара си, в нашия запис трябва да има цялата необходима ни информация за осъществяването му на практика. Така събитието в календара на компютъра или мобилното ни устройство е единственото нещо, което ни е необходимо да отворим.

Този запис в календара ни е един вид отправна точка за изпълнение на ангажимента ни. Когато сме на мястото и го изпълняваме, трябва да можем да отворим, независимо на какво устройство и вътре да намерим всичко, което ни трябва.

Какъв минимум информация трябва да имаме в едно събитие?

Както вече говорихме, за да попадне един ангажимент в графата „събитие в календар“, трябва да знаем три основни неща за него:

• Какво ще вършим

  Мисля не са необходими обяснения. Тук просто отбелязвате по разпознаваем за вас начин това, което смятате да правите.

• Къде ще го правим

  За въвеждане на мястото в събитието се използва информацията от Google Карти. Тук е важен формата, по който се въвежда адреса. За да можем да се възползваме от Google Now и ролята му на персонален асистент, който Google ни осигурява, трябва адреса да е точно във формата, в който е въведен в Картите. Как се прави това е показано във видеото по-долу. 

• Кога

  Когато въвеждаме времето не трябва да забравяме за Принципа на последователното подреждане на ангажиментите ни и да избягваме застъпването на времеви интервали. 

Това са трите основни единици информация, която задължително трябва да имаме, за да можем да създадем събитие в календара си. Както вече казахме и по-горе, събитието трябва да бъде наша отправна точка в момента на изпълнение на ангажимента ни. Вътре, по възможност, трябва да има, ако не цялата необходима ни информация, то поне пътя до нея. В Google Календар можем да добавяме документи от Диск, както и хора (ако те използват регистрация в Google), но полето за бележки ни дава още много възможности. Вътре спокойно можем да добавим телефонен номер, линкве към бележка или изображение. Идеята е, когато сме на място и изпълняваме ангажимента си, да не губим време в търсене на това, което ни трябва. Когато сме се постарали да съберем всичко, което ни е необходимо на едно място предварително, ще можем да се съсредоточим върху работата, която вършим. Така ще сме много по-концентрирани върху задачата си и няма да хабим време и психична енергия в странични неща. А така можем да сме по-продуктивни и по-удовлетворени от това, което вършим.

Практическа част

След като вече знаем защо ни е да създаваме събитие, знаем и какво трябва да имаме в него, то остава да го направим. Преди да пристъпим към видеото и да покажем как става това от компютър и телефон, имаме още малко работа „на хартия“. Вземете списъка, за който говорихме в началото (онзи с вашите повтарящи се дейности) и отделете всички, които отговарят на трите въпроса – какво, къде и кога. Именно тях ще въвеждаме като събития в календара си.