Когато правехме първоначален одит на графика си, успяхме да определим три съотношения. Нека накратко да ги припомним. Това бяха отношението свободно-заето време, отношението на времето, прекарано в различните дейности, които упражняваме, и съотношението работа-личен живот. Вече имаме тези три показателя и тук е моментът да си зададем един важен въпрос. Искаме ли тези съотношения да са такива, каквито са? Ако се върнем към примера, който използвахме тогава, искаме ли работата да води 6:4 пред личния ни живот? Искаме ли само 3% от времето ни да отива за хобито и заниманията, които ни развиват като личности? Можем ли да съкратим още почивката, за да изпълним целите си? Отговорите на тези въпроси най-добре можем да намерим, ако се върнем към резултатите от моментната снимка на текущото състояние на целите си, както и от резултатите от структурирането на дългосрочните ни цели и от ключовите приоритети в основните житейски области.
Ако успешно сме направили последните три споменати упражнения, то вече имаме достатъчно ясна представа за това в какво искаме да вложим времето си. И ако живеехме в идеален свят, щяхме просто да го направим. За съжаление или щастие ние не живеем в такъв свят и един такъв преход обикновено е свързан и с някои трудности. Може и да ни се иска да съкратим работата и да осигурим повече време за почивка, но това обикновено е свързано и с по-малки доходи и в крайна сметка няма да ни помогне да почиваме по-качествено. Може и да искаме да отделяме по 10 часа седмично на хобито си, но ако имаме други приоритетни цели, може и да не успеем. За тази цел ни трябват някои „инструменти“ в борбата с тази промяна. Най-напред трябва да си осигурим инструменти за анализ на използваното време. Google Календар, на който посветихме няколко практически ръководства, е добър такъв инструмент, макар и не всичко да може да се осъществява автоматично. Когато говорим за периодичните одити на графика и проследяването на обратната връзка от нашия личен метод за управление на времето, ще отделим специално внимание на това как да използваме целите в Календара точно с такива намерения.
Подготовка за промяна
Дотук сме установили, че искаме да посветим по-малко или повече време на някоя дейност, но засега на практика не можем да видим как да се осъществи това. Затова е време да пристъпим към анализ на съответната част от времето ни, за да можем да достигнем до решение на проблема. Най-напред определяме
Критерия за анализ на дейността
Различните дейности по различен начин са ценни за нас и съответно не можем да сравняваме всички само по това колко време ни отнемат. Работата ни е важна по много причини, но една от основните е доходът. Затова и когато оценяваме работна дейност, отношението доход-вложено време може да ни бъде добър критерий. Разбира се, няма как да използваме същия критерий, когато оценяваме почивката си. Тогава качеството на почивката ни спрямо времето, прекарано в почивка, е по-добър показател и по-вярно ще покаже ефективно ли почиваме или не.
Разбира се, различните дейности имат различни, специфични за тях параметри, които можем да оценим. Ако да речем за някаква работа ни плащат на бройка, то вложеното време спрямо количеството свършена работа може да е добър критерий (колкото повече бройки за единица време, толкова по-висок доход). Не всички дейности са свързани с пари, но всяка има нещо, по което можем да измерим дали се справяме ефективно или не. Критерият, който ще използваме, трябва да отговаря на въпроса „Кое е това, което ще се промени, ако извършваме дейността по-ефективно?“
Кое допринася за постигане на дългосрочните ни цели?
Това е друг много важен въпрос при анализа на една дейност. Ако извършвайки я включваме и много ангажименти или събития, които не допринасят за постигането на набелязаните цели, то това прави цялата дейност неефективна. Затова тук е важно да се върнем към суровите данни от първоначалния одит на графика, който направихме и събитие по събитие в календара си да определим кое е пряко свързано с някой от ключовите приоритети в съответната житейска област и кое не. По този начин можем да намерим ангажиментите, които просто губят времето ни. Добре е по някакъв начин да отбележим тези събития или ангажименти, защото те са нецелесъобразни.
На всички ни е ясно, че имаме изградена някаква рутина и промяна на цяла една дейност не става от днес за утре. Затова, след като отделим целесъобразните от нецелсъобразните събития в календара си, трябва да си изработим стратегия за освобождаване на част от времето ни в полза на целесъобразните ангажименти. Добре е това да става постепенно, за да няма излишни сътресения в графика и съответно в начина ни на живот. В същото време постепенно не означава безкрайно разтеглено във времето. Добре е стратегията ни да включва конкретни моменти, в които някои ангажимент трябва да отпадне, и срок, в който да сме освободили графика си за нови неща по съответната дейност. Когато говорим за периодичните одити на прилагането на метода ни, ще кажем и как да оценим дали системата ни работи за нас, така както се очаква. По същество това е един непрекъснат процес на подобряване на начина, по който използваме времето си, а тук са само първите (и може би най-важните) стъпки в тази посока.
Какъв трябва да е резултатът от това упражнение?
Да кажем накратко до какво е добре да сме стигнали след целия този анализ и разчепкване на графика и целите ни.
- Най-напред трябва да сме наясно с количеството почивка, което можем да отделим. Трябва да сме наясно колко часа в седмицата ни са отделени за сън, както и колко са почивните дни. Също така за всяка от основните ни дейности (за които, ако си припомним ръководствата за управление на времето имаме отделен календар) трябва да сме наясно какво количество почивка е необходимо да отделим. Как точно тази почивка ще бъде разпределена зависи от спецификата на конкретната дейност. Както и сами можете да предположите, нуждата от почивки по време на работа (една дейност) е съвсем различна от почиването от социални контакти (друга дейност) или пък от тренировки.
- Трябва да сме наясно как искаме да променим всяка от дейностите си. За всяка работа, дейност по опазване на здравето или друга трябва най-малкото да знаем в каква посока работим – за увеличаване или за намаляване на заетото време.
- Трябва да имаме стратегия с конкретни срокове за промените, предвидени в горната точка.
- Промените, които искаме да внесем в графика си, трябва да отговарят на „снимката“ на целите ни. В крайна сметка това е основната цел на това упражнение – да приведе основния ни инструмент (управление на времето ни) в позиция, работеща в посока постигане на целите ни.
Такъв тип упражнения трудно могат да се изпълнят самостоятелно. Разбира се, това не е невъзможно, но директната обратна връзка от друг човек винаги много помага. Въпреки че процесът е труден, ние ви окуражаваме да опитате да изградите собствения си метод за ефективно управление на ежедневието. Междувременно можете да споделяте опита си в социалните медии, както и да коментирате по-долу. А ние в Лична ефективност ще се опитаме да сме ви от помощ, ако се свържете с нас чрез формата ни за контакт.
<<< към първата част на упражнението
<<< към първата част на упражнението
