И преди сме казвали, но и тук ще повторим, че за да имаме наистина работещ метод, по който да управляваме ежедневието си ефективно, трябва да сме уверени, че непрекъснато получаваме обратна информация за това как се справяме. Иначе никога не можем да сме сигурни, че това, което сме променили или въвели като практика, се изпълнява добре, а по този начин няма как сме сигурни и в ефекта, заради който го правим. Решили сме да спортуваме редовно в името на дългосрочната ни цел да сме здрави до преклонна възраст? Преценката дали наистина го правим, ей така на прима виста, без да използваме нищо друго може и да ни изглежда добра, но всъщност е много ненадежден източник на информация. Затова и използваме помощни средства, с които да проследяваме как точно се справяме. Именно тук е и ролята на периодичните одити на изпълнението на нашия собствен метод.
Кои са разликите с първоначалните одити?
Но нали вече правихме първоначален одит на времето? Нали подробно ревизирахме целите си и се занимахме с тяхното структуриране? Каква е разликата между тези първоначални одити и периодичните одити на метода ни? Разликите са основно две:
- Най-напред досега говорихме за управлението на времето ни и за целите, като две съвсем отделни теми. След като направихме упражнението, което ни помогна да преустроим графика, така че да работи в полза на целите ни, тук вече не следим двете неща поотделно. Именно този синтез е основата на нашия собствен метод, а ролята на този одит е да определи колко е ефективен той за нас. Иначе казано да отговори на въпроса дали промяната в графика, която сме направили, наистина обслужва целите ни.
- На второ място, но не по важност, критериите, по които оценяваме цялостния ефект, са различни от тези, които използвахме досега. При първоначалната оценка на графика сравнявахме различни отношение на това как оползотворяваме времето. При оценката на целите си търсихме да определим параметрите на перспективата за бъдещето (като психичен конструкт). Тук нито едно от тези неща само по себе си не може да ни помогне да оценим дали сме направили работещ метод.
Какви критерии са ни необходими?
Този тип оценки на метода ни се извършват през малко по-дълги интервали от време. Затова и е трудно да разчитаме само на паметта си или на непосредствената си преценка. Критериите, по които ще оценяваме изпълнението, са най-общо два вида – количествени и качествени. Нека кажем по малко и за двата.
Качествена оценка
За да направим качествена оценка на изпълнението на метода за определен период от време, трябва да можем да отговорим на няколко ключови въпроса:
- Кое наше конкретно действие допринася за наша дългосрочна цел?Да припомним, че ако сме спазили всички стъпки от модела на Лична ефективност досега, то за всяко наше действие имаме създадено събитие в календара си. Тук определяме кое точно действие или събитие ще оценяваме.
- Коя е целта?Трябва да знаем за коя точно дългосрочна цел това ни действие е спомогнало да се случи. Не е изключено целта да е повече от една. В такъв случай трябва да можем да назовем всички.
- Как допринася?Тук, ако е необходимо, можем да станем и доста пространни. Написването на едно такова обяснение също има голяма роля. Воденето на такъв вид дневник може много да ни помогне. А и когато става дума за повече текст, това е по-ефикасен метод. Ако отговорът е в едно изречение, то, разбира се, можем да минем и без писане, но лично според мен е добре да имаме писан текст. Така лесно можем да го прочетем вместо да се губим в собствените си мисли.
- Каква част (процент) от целта се изпълнява?Макар че става дума все пак за някакво изчисление, това попада при качествените критерии. Ако правим да речем месечен одит и за този период сме изпълнили част от дейностите, които сме планирали, трябва да можем да определим колко това ни е приближило до крайната цел. Разбира се, не всичко подлежи на точна преценка, но трябва да знаем стъпките, с които се движим. Така разбираме дали действията ни са ефективни в степен, която отговаря на очакванията ни и предварителните ни планове.
Следвайки тази проста последователност от въпроси, можем да направим качествена оценка на всяко едно от значимите си действия през периода. По този начин ще получим пълна картина на това, което се случва на всички „фронтове“ при изпълнението на нашия метод. И тъй като това са неща, които трудно могат да бъдат запомнени, то много ви окуражавам наистина да водите дневник на тези качествени анализи, които правите. За това ще споменем и по-късно, когато говорим за това колко често е добре да правим одит на метода си. Там ще поговорим и за самата технология за водене на дневника и за плюсовете и минусите на различните начини. Независимо дали ще изберете да записвате резултатите от одита или не, ползата от него си остава, но моето мнение е, че посредством записване получавате по-добра картина на случващото се.
Количествени критерии
И докато качественият анализ ни дава картината за това как периода, на който правим одит, допринася за целите ни, то количественият ни казва докъде сме стигнали и най-общо как се справяме. За текущото ни ниво на изпълнение или ангажираността ни със собствения ни метод ще говорим в някоя от следващите публикации. Тук само ще отбележим, че резултатите по количественото изпълнение на целите ни идват основно оттам. Всъщност количествата се пресмятат сравнително лесно.
Нека си послужим с един пример. Да речем, че за периода, който оценявате, имате периодично събитие. Ако дългосрочната цел е свързана с поддържане на здравето, то вашето събитие може да отразява да речем правенето на гимнастика всяка сутрин. За да оценим количествено изпълнението, е достатъчно да сравним броя на дните за съответния период, в които сме правили гимнастика сутрин, с този, в които не сме. Ако периодът е един месец, а сме правили гимнастика 18 дни, то отношението е 18:30 (ако месецът е от 30 дни) или 60% изпълнение. Като приложим същото за останалите си събития в календара и намерим средните стойности, ще имаме общата картина на това как се справяме със самото изпълнение на задачите, които сме си поставили. Както казахме и по-горе, ще говорим за текущото ниво на ангажираност отделно. Също така ще покажем и в отделно ръководство с видео как да използваме целите в Google Календар, за да можем по прост начин да получим количествена оценка.
И накрая вместо обобщение нека да кажем, че не всички наши действия и съответните им събития в календара могат еднакво добре да бъдат анализирани и по двата вида критерии. За някои дейности лесно можем да кажем докъде сме стигнали, като ги оценим количествено. Това не означава, че за същите тези ще е лесно да определим каква част от дългосрочната ни цел изпълняват (което, да припомним, беше качествен критерии). И обратно някои действия са еднократни и чисто количествено нищо не можем да кажем за това как се справяме. Но пък те имат сериозен принос, който само в един качествен анализ може да бъде признат и обобщен. И въпреки това е важно да можем да оценяваме действията си и по двата признака. Междувременно каналите ни ще бъдат отворени за всякакви въпроси, а вие спокойно можете да споделите мнението си както в коментарите по-долу, така и в социалните мрежи.
